Akta osobowe i zawarta w nich dokumentacja BHP

Wszem i wobec wiadomo, że wszyscy pracodawcy zatrudniający pracowników zobowiązani są do prowadzenia akt osobowych swoich pracowników.

W dzisiejszym wpisie przypomnę Wam zasady prowadzenia takich akt oraz dokładnie zaznaczę, w którym miejscu znajdują się dokumenty związane z BHP.

Wracając do Naszej Mariolki, której prezes zlecił założenie teczki osobowej dla nowo zatrudnione pracownika, ponieważ kadrowa przebywa na zwolnieniu chorobowym ( co oczywiście nie zwalnia pracodawcy z założenia akt osobowych). Mariolka nie byłaby sobą, gdyby nie sprawdziła wszystkiego w internecie i to tam właśnie dowiedziała się, że akta osobowe podzielone są na trzy części:

  • Cześć A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
  • Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia
  • Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Dowiedziała się również, że wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych muszą być odpowiednio ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym, czyli według daty wpłynięcia do działu kadr. Ponadto każda z części musi zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów – wypisany na pierwszej stronie poszczególnych części.

Mariolka zadzwoniła też do Bhpowca w spódnicy aby ustalić dokładnie, jakie dokumenty są potrzebne w teczkach osobowych pracowników.

Co ustaliła i jakie dokumenty są niezbędne do zatrudnienia, czyli zaczynamy:
Część A:

  • kwestionariusz osoby ubiegającej się o pracę
  • świadectwa pracy
  • kwalifikacje zawodowe
  • orzeczenie lekarskie

Bhp-owiec w spódnicy podpowiedziała Mariolce, że w aktach osobowych przechowuje się tylko kopie lub odpisy składanych dokumentów.

Przechodzimy do Części B, w której początkowych dokumentów jest dużo więcej niż w części A oraz w miarę upływającego czasu zatrudnienia powiększa się ich ilość:

  • umowa o pracę
  • zakres obowiązków!
  • informacja pracownicza (m.in. o ryzyku zawodowym, czasie pracy, wypowiedzeniu)
  • przepisy BHP
  • karta przydziału odzieży ochronnej i roboczej
  • zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP
  • kwestionariusz osoby zatrudnionej
  • oświadczenie pracownika – rodzica
  • PIT 2
  • informacja dotycząca równego traktowania
  • oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu
  • badania okresowe
  • umowa o zakazie konkurencji
  • umowa o powierzenie mienia
  • urlop wychowawczy i bezpłatny

Mariolka dowiedziała się, od Bhpowczyni w spódnicy, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, dotyczącej:

  • podejrzeń o choroby zawodowe
  • wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy
  • dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami

Natomiast w Części C powinniśmy zamieścić:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu
  • kopia świadectwa pracy

Droga Kreatorko, abyś nie musiała wyszukiwać tego artykuły aby sprawdzić zawartość swoich akt osobowych w prezencie przesyłam Ci do pobrania moją autorską ściągę z zakresem akt osobowych do wydrukowania w formacie pdf. Ponieważ zmieniam i ja się dla Ciebie zapraszam na moją nowa stronę internetową www.bhpikadry.com.pl gdzie teraz masz unikatową okazję zapisania się na newsletter wraz z którym otrzymasz bezpłatną godzinną konsultacje biznesową w wybranym przez Ciebie temacie oraz w formie, która najbardziej będzie Ci odpowiadać (osobista, telefoniczna, mailowa, albo poprzez skype).
Serdecznie zapraszam, oferta ograniczona czasowo, a następna taka dopiero za rok!

Pozdrawiam serdecznie

Monika Obrzut
Bhp-owiec w spódnicy

Możliwość komentowania jest wyłączona.