Wszem i wobec wiadomo, że wszyscy pracodawcy zatrudniający pracowników zobowiązani są do prowadzenia akt osobowych swoich pracowników.
W dzisiejszym wpisie przypomnę Wam zasady prowadzenia takich akt oraz dokładnie zaznaczę, w którym miejscu znajdują się dokumenty związane z BHP.
Wracając do Naszej Mariolki, której prezes zlecił założenie teczki osobowej dla nowo zatrudnione pracownika, ponieważ kadrowa przebywa na zwolnieniu chorobowym ( co oczywiście nie zwalnia pracodawcy z założenia akt osobowych). Mariolka nie byłaby sobą, gdyby nie sprawdziła wszystkiego w internecie i to tam właśnie dowiedziała się, że akta osobowe podzielone są na trzy części:
- Cześć A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
- Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia
- Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Dowiedziała się również, że wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych muszą być odpowiednio ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym, czyli według daty wpłynięcia do działu kadr. Ponadto każda z części musi zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów – wypisany na pierwszej stronie poszczególnych części.
Mariolka zadzwoniła też do Bhpowca w spódnicy aby ustalić dokładnie, jakie dokumenty są potrzebne w teczkach osobowych pracowników.
Co ustaliła i jakie dokumenty są niezbędne do zatrudnienia, czyli zaczynamy:
Część A:
- kwestionariusz osoby ubiegającej się o pracę
- świadectwa pracy
- kwalifikacje zawodowe
- orzeczenie lekarskie
Bhp-owiec w spódnicy podpowiedziała Mariolce, że w aktach osobowych przechowuje się tylko kopie lub odpisy składanych dokumentów.
Przechodzimy do Części B, w której początkowych dokumentów jest dużo więcej niż w części A oraz w miarę upływającego czasu zatrudnienia powiększa się ich ilość:
- umowa o pracę
- zakres obowiązków!
- informacja pracownicza (m.in. o ryzyku zawodowym, czasie pracy, wypowiedzeniu)
- przepisy BHP
- karta przydziału odzieży ochronnej i roboczej
- zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP
- kwestionariusz osoby zatrudnionej
- oświadczenie pracownika – rodzica
- PIT 2
- informacja dotycząca równego traktowania
- oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu
- badania okresowe
- umowa o zakazie konkurencji
- umowa o powierzenie mienia
- urlop wychowawczy i bezpłatny
Mariolka dowiedziała się, od Bhpowczyni w spódnicy, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, dotyczącej:
- podejrzeń o choroby zawodowe
- wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy
- dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami
Natomiast w Części C powinniśmy zamieścić:
- oświadczenie o wypowiedzeniu
- kopia świadectwa pracy
Droga Kreatorko, abyś nie musiała wyszukiwać tego artykuły aby sprawdzić zawartość swoich akt osobowych w prezencie przesyłam Ci do pobrania moją autorską ściągę z zakresem akt osobowych do wydrukowania w formacie pdf. Ponieważ zmieniam i ja się dla Ciebie zapraszam na moją nowa stronę internetową www.bhpikadry.com.pl gdzie teraz masz unikatową okazję zapisania się na newsletter wraz z którym otrzymasz bezpłatną godzinną konsultacje biznesową w wybranym przez Ciebie temacie oraz w formie, która najbardziej będzie Ci odpowiadać (osobista, telefoniczna, mailowa, albo poprzez skype).
Serdecznie zapraszam, oferta ograniczona czasowo, a następna taka dopiero za rok!
Pozdrawiam serdecznie
Monika Obrzut
Bhp-owiec w spódnicy